Tips voor de VZW en hun leden

In deze rubriek brengt de OVOS-vzw u regelmatig enkele nuttige juridische tip’s en/of wetentjes die zowel voor Duikclubs-vzw’s, als voor hun leden en hun bestuursleden, van belang kunnen zijn inzake aansprakelijkheid en wettelijke bepalingen;
zij het in zake administratieve verplichtingen allerhande.

Met dank aan Koen Wouters (Voorzitter Profunda Diving Aalst) om ons te voorzien van deze nuttige tips.

Tip 1: Verplichte vermeldingen op briefwisseling, bestelbonnen, facturen, websites, etc.
Tip 2: Gebruik van sportcheques binnen uw vereniging.(Nelos document)
Tip 3: Het wettelijk verplicht na houden van een ledenregister
Tip 4: Vlarem eisen ivm toezicht tijdens duikactiviteiten in het zwembad en in openwater
Tip 5: Wat met de zetel van de vzw en eventuele schuldeisers?
Tip 6: Een verzekerd bestuurder is er 2 waard; cfr Trends 4-5-2015

Tip 1 : Verplichte vermeldingen op briefwisseling, bestelbonnen, facturen, websites, etc.

Artikel 11 van de V.z.w.-wet bepaalt uitdrukkelijk dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken (bijvoorbeeld fax, email, vistitekaartjes, websites, affiches, uitnodigingen, aankondigingen, enz…) die uitgaan van een verenigingen zonder winstoogmerk moeten vermelden:

  • de naam van de vereniging, onmiddellijk gevolgd of voorafgegaan door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “v.z.w.”;
  • het adres van de zetel van de vereniging;

De doelstelling van deze regel is derden in staat te stellen na te gaan met wie ze handelen. Een voorzichtig contractant kan alzo o.a. de kredietwaardigheid inschatten van de v.z.w. door informatie in te winnen op de griffie van de rechtbank.

De niet naleving van artikel 11 kan onaangename gevolgen hebben voor diegenen die het contract, de brief, de bestelbon, etc. hebben ondertekend.

Alinea 2 van artikel 11 van de V.z.w.-wet bepaalt immers: “Eenieder die in naam van een vereniging meewerkt aan een in het eerste lid vermeld stuk waarop één van deze vermeldingen niet is aangebracht kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle of voor een gedeelte van de verbintenissen die de vereniging krachtens dit stuk heeft aangegaan.”

Deze sanctie is met andere woorden niet louter beperkt tot bestuursleden. Ook gewone leden en zelfs buitenstaanders die namens de v.z.w. handelen kunnen aangesproken worden op basis van deze bepaling. Deze sanctie strekt ertoe de derde te beschermen die handelt met personen die optreden zonder aan te geven dat ze een v.z.w. vertegenwoordigen.

Voorbeeld:

Een bestuurslid bestelt per email namens de vzw een dure compressor. Hij heeft de goedkeuring van het bestuur daartoe. Er worden één of meerdere van de verplichte verplichte vermeldingen niet opgenomen in de email waarmee de bestelling wordt geplaatst. Naderhand blijkt dat de v.z.w. de compressor niet kan betalen door onvoorziene financiële tegenslagen. De leverancier zal diegene die de compressor heeft besteld kunnen aanspreken in betaling van de factuur.

Opdat de derde zich kan beroepen op deze sanctie zal hij wel schade moeten bewijzen (b.v. v.z.w. is insolvabel en hij geen betaling bekomt). Wanneer bovendien de derde effectief in kennis is van het feit dat hij daadwerkelijk handelt met een v.z.w. en de bestelling werd geplaats namens de v.z.w. (een gebruikelijke leverancier bijvoorbeeld) zal deze, ondanks de miskenning van de formaliteiten van artikel 11, eveneens geen schade kunnen eisen om evidente redenen. Er is dus geen sprake van een automatische aanspreekbaarheid van de leden bij inbreuk op artikel 11.

Tot slot is het tevens aangewezen het KBO-nummer (iedere onderneming heeft een unieknummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen) te vermelden op alle akten, hoewel dit voor v.z.w.’s zonder B.T.W. hoedanigheid niet verplicht is.

Moraal van het verhaal: de naleving van de wettelijke bepalingen is een zeer kleine moeite en vrijwaart uw leden/bestuursleden van mogelijke onaangename gevolgen. Wil u iedere discussie uitsluiten onderteken dan uw briefwisseling steeds met de vermelding “voor en namens v.z.w. X”.

Koen Wouters – december 2007

De informatie opgenomen in bovenstaande tekst wordt uitsluitend ter beschikking gesteld voor algemene informatiedoeleinden. De verstrekte informatie kan niet worden beschouwd als een juridisch advies. De auteur aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van beslissingen die worden gemaakt op basis van de informatie op deze website.

Tip 2: Gebruik van sportcheques binnen uw vereniging.(Nelos document)

RAAD VAN BESTUUR Nelos

Meer en meer zullen wij geconfronteerd worden met werkgevers die via hun bedrijf “Maaltijdcheques” of “Sportcheques” aan hun werknemers geven. Met deze sportcheques kunnen zij terecht in verschillende sportclubs die een contract ondertekend hebben met de firma Sodexho (www.sodexho.be). Reeds nu krijgen we aanvragen van personen die in 2008 hun lidgeld aan duikscholen willen betalen via deze sportcheques.

 De aansluiting van Sodexho werd in de Raad van Bestuur besproken.

NELOS zal in dit systeem instappen omdat de mogelijkheid bestaat dat leden een aankoop doen in de NELOS-boetiek met deze sportcheques.

 Wij raden u aan de website te bezichtigen van deze firma zodat u meer informatie kan verzamelen voor de bespreking in uw Raad van Bestuur.

Bij aansluiting bij Sodexho staat u 3% af van de waarde van de sportcheque, maar hiervoor krijgt u gratis publiciteit op hun website. Mensen die op zoek zijn naar een sportclub of duikschool kunnen dan gemakkelijk uw gegevens vinden.

Tip 3: Het wettelijk Verplicht na houden van een ledenregister

Het ledenregister en enkel aandachtspunten desbetreffende

Een accuraat bijgehouden ledenlijst is niet enkel een nuttig en onontbeerlijk instrument voor de werking van de VZW, maar het is tevens een wettelijke verplichting (artikel 10 VZW-wet).
Iedere VZW is verplicht een ledenregister bij te houden waarin de identiteit (naam en voornaam) van de leden is opgenomen, inclusief hun woonplaats. Voor rechtspersonen die lid zijn dient de zetel vermeld te worden (bijvoorbeeld: de VZW’s die lid zijn van OVOS) .

Tevens wordt in het register de datum van aansluiting of uittreding opgenomen.

Wat vaak uit het oog wordt verloren is dat in het zelfde register eveneens alle beslissingen van de VZW inzake de toetreding, de uittreding of de uitsluiting van haar leden opgenomen dienen te worden door toedoen van de raad van bestuur en wel binnen de acht dagen na het nemen van deze beslissing (art.10, lid 1, in fine VZW-wet). Bijvoorbeeld een kandidaat lid wordt geweigerd of een werkelijk lid wordt uitgesloten: binnen de acht dagen na de beslissing zal de raad van bestuur een uittreksel van de notulen betreffende deze beslissing vermelden in het ledenregister.

Het ledenregister dient bijgehouden te worden op de zetel van de VZW, waar het consulteerbaar is door alle leden.

Een kopij van het ledenregister wordt bij oprichting neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel.

Eenmaal per jaar dient de VZW te zorgen voor neerlegging van het ledenregister indien er wijzigingen zijn in het ledenbestand (toetreding nieuwe leden, uitsluiting of uittreding). De facto zal dit voor onze duikscholen/clubs ieder jaar dienen te gebeuren. De neerlegging van het aangepaste ledenregister dient te geschieden binnen de maand te rekenen van de verjaardag van de neerlegging van de statuten ter griffie van de rechtbank.

Praktisch: de neerlegging kan geschieden door het toesturen van de ledenlijst aan de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de zetel van de VZW is gelegen, met andere woorden voor de OVOS-clubs, hetzij de rechtbank van koophandel te Dendermonde (griffie VZW’s, Noordlaan 31, 9200 Dendermonde), de rechtbank van koophandel te Gent (Opgeëistenlaan 401/E, 9000 Gent) of de rechtbank van koophandel te Oudenaarde (Bekstraat 14, 9700 Oudenaarde). De ledenlijst moet vermelden: de naam van de VZW, het adres van de zetel en het ondernemingnummer. Meestal vereist de griffie de ondertekening van de ledenlijst door een daartoe bevoegd persoon (bv. de secretaris of voorzitter).

Ter griffie is het neergelegde ledenregister consulteerbaar voor eenieder en kan er afschrift van bekomen worden (art.26 novies, § 1, in fine VZW-wet).

Quid wat betreft de toepassing van de Wet van 8 augustus 1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, de zogenaamde privacy-wet. Aangezien het bijhouden van een ledenregister onmiskenbaar het bijhouden van persoonsgegevens omvat is de Wet van toepassing, met alle, soms bureaucratische, gevolgen van dien.

Zo is iedere VZW in feite verplicht de leden in te lichten omtrent de rechten die zij hebben uit hoofde van de wet met betrekking de persoonsgegevens die ingezameld worden (zie artikel 9 van de Wet van 8 augustus 1992). Aangewezen is dan ook bij inschrijving van nieuwe leden de gebruikelijke clausules op te nemen op de inschrijvingsfiche, bijvoorbeeld:

  • Uw persoonsgegevens worden enkel ingezameld en verwerkt in het kader van de normale werking van de VZW. De verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot de beoogde doelstelling.
  • Uw persoonsgegevens worden niet bekendgemaakt aan derden noch voor direct-marketingdoeleinden aangewend.
  • U heeft steeds toegang tot uw persoonsgegevens en u kunt de juistheid ervan verifiëren.
  • U heeft de mogelijkheid om onjuistheden in verband met uw persoonsgegevens te laten verbeteren.

Gelukkig zijn VZW’s vrijgesteld van een voorafgaandelijke aangifte bij de Commissie voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bij geautomatiseerde verwerking en verzameling van persoonsgegevens (lees: door gebruikmaking van een computer), althans wanneer de verwerking geschiedt binnen de normale activiteit van de VZW.

 Koen Wouters – februari 2008

Tip 4: Vlarem eisen ivm toezicht tijdens duikactiviteiten in het zwembad en in openwater

Dit document bevat alle info: Vlarem.doc.

Tip 5: Wat met de zetel van de vzw en eventuele schuldeisers?

Ieder schuldeiser mag er van uitgaan – behoudens tegenbewijs – dat ALLE goederen die zich bevinden op het domicilieadres van de debiteur of de maatschappelijke zetel van een rechtspersoon aan deze debiteur toebehoren.
Concreet: wanneer OVOS schulden heeft dan mag de gerechtsdeurwaarder die is aangesteld door de schuldeiser in uitvoering van een vonnis uitvoeren op alle goederen die op de zetel aanwezig zijn.

Als de deurwaarder “mens” is zal hij rekening houden met de verklaringen gedaan dat bepaalde zaken geen eigendom zijn van de beslagene VZW en deze niet opnemen in het beslag. Realiteit leert dat deurwaarders zich daar niet veel van aantrekken en het initiatief laten aan de “eigenaar” van de goederen om deze terug te eisen.

Deze dient dan middels een procedure voor de beslagrechter bewijs aan te leveren (bv via facturen), wat niet steeds evident is. Heeft u bv nog facturen van uw pc, bureel, TV, meeste mensen niet wanneer deze goederen paar jaar oud zijn?

Een zetel van een rechtspersoon op je domicilie plaatsen is steeds een risico, maar als bestuurder ben je denk ik als beste geplaatst om in te schatten wat dit risico is. De zetel van onze vzw staat ook bij mij thuis. Eerlijkheid gebied uiteraard dat het risico nooit nul is. Een aansprakelijkheid bij organiseren is snel opgelopen.

Hoe kan je dit oplossen: je zet bv in de statuten dat de maatschappelijke zetel gevestigd is op adres X, eerste verdiep, bureel A. Aan de betreffende kamer hang je dan een bordje “VZW X, bureel A”. Op deze wijze is er een beperking van de door de vzw gebruikte ruimte en kan de gerechtsdeurwaarder bv geen beslag leggen in een living.

Het antwoord op je tweede vraag is zeer complex. Een bestuurder kan op verschillende wijzen verantwoordelijk zijn: ten aanzien van de VZW zelf, maar ook ten aanzien van derden.

Goed is dat er een polis BA-werd afgesloten. Dat is essentieel. Ik weet niet wat concreet gedekt wordt door de polis, maar ik neem aan dat dit de grootste risico’s dekt qua beheer als dit een BA-verzekering gericht is op bestuurders van een VZW. Anders moet je die polis eens doormailen zodat ik dit een kan nalezen.

Tip 6: Een verzekerd bestuurder is er 2 waard; cfr Trends 4-5-2015

Een_verzekerd_bestuurder_is_er_twee_waard_cfr_Trends_4-5-2015.docx

In bovenstaand document een bondige en interessante tekst dat gisteren in Trends/Tendance is verschenen, dit in twee weliswaar niet identieke versies van de Franstalige versus Nederlandstalige uitgave.

Inhoudelijk vullen beiden elkaar aan zou ik zeggen. Beiden lezen dus !!!

Opmerkelijk onderschrijft de Franstalige versie van dit artikel heel duidelijk mijn jaren eerdere communicaties over het nut (lees noodzaak) om steeds de juridische vorm VZW op ALLE officiële documenten van de VZW expliciet te vermelden, ook op de mededelingen die in naam van de vzw door bestuurders en leden eventueel gedaan worden zowel intern als extern.

Dus ook voor allerhande evenementen, affiches, stickers, betalingsopdrachten, bestellingen, reservaties, e.d.m.

Het is trouwens ook de reden waarom ik sinds jaren alle documenten die ik voor eener welke VZW ondertekend, mijn naam/handtekening steeds vergezeld met de vermelding:

“namens VZW…xxxx…..”

Is voor mij nu een gewoonte/routine geworden, ….niets aan de hand maar ik slaap er beter van,…want je moet het maar eens tegenkomen hé !

Het is overduidelijk dat TRENDS sterk aanbeveelt om een specifieke verzekering te laten afsluiten door de VZW’s  om hun bestuurders tegen persoonlijke aansprakelijkheid te beschermen !!!!

Even checken wat wel en juist niet in de mogelijke bestaande individuele vzw (BA) verzekering is gedekt (onder welke beperkingen? voor wie ? en tot hoeveel ?) , om zo nodig bij te sturen ivm de bestuurders, is hier zeker de boodschap.

Zie ook linken :