Privacyverklaring

Algemeen

De Oost-Vlaamse Vereniging voor Onderwateronderzoek en -Sport vzw (OVOS) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. OVOS vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Door gebruik te maken van de website van de vereniging https://ovos.be geeft u aan het privacy beleid te accepteren. OVOS vzw respecteert de privacy van alle gebruikers van de site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers

Als OVOS vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Bij deze verwerking zijn verschillende spelers betrokken, met elk hun eigen rol.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

Oost-Vlaamse Vereniging voor Onderwateronderzoek en -Sport

Zetel: Kortrijksesteenweg 612, 9000 Gent

Emailadres: webmaster@ovos.be

De verwerkingshandelingen van je persoonsgegevens door OVOS vzw worden in beginsel door de hiernavolgende personen uitgevoerd die als verwerker optreden:

Naam	Stien Van Hevele	Naam	Kurt Mattijs
Functie	Voorzitter	Functie	Secretaris
e-mail	voorzitter@ovos.be	e-mail	secretariaat@ovos.be

Naam	Dirk Callaert	Naam	Nicolas De Smyter
Functie	Penningmeester	Functie	Webmaster
e-mail	penningmeester@ovos.be	e-mail	webmaster@ovos.be

Naam	Dave Hulpiau	Naam	Anton Colpaert
Functie	Duikschoolverantwoordelijke	Functie	Vice-voorzitter
e-mail	duikonderricht@ovos.be	e-mail	adjunct.duikonderricht@ovos.be

Bovendien treedt OVOS vzw, voor een deel van de verwerkte persoonsgegevens, op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 26 AVG met:

Nederlandstalige Liga voor Onderwateronderzoek en -Sport (afgekort NELOS) VZW

Brusselsesteenweg 313-315

2800 Mechelen

OVOS vzw en NELOS vzw bepalen daarvoor samen de doeleinden en de middelen van verwerking en hebben daarvoor een overeenkomst afgesloten.

Deze overeenkomst is raadpleegbaar op de maatschappelijke zetel van NELOS VZW en bij de GDPR-verantwoordelijke van OVOS vzw. Een overzicht van de verwerkte gegevens is raadpleegbaar verder in deze verklaring.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door OVOS vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

Je aan het duikonderricht van OVOS vzw te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

Identificatiegegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mail…;
Beeldmateriaal: (digitale) foto’s;
Behaalde sporttechnische kwalificaties: duikbrevetten, pedagogische certificaten, reddersbrevetten,…;

Cookies

Tijdens een bezoek op de website van de OVOS vzw wordt ook nog gebruik gemaakt van cookies voor de leden die zichzelf inloggen op de website. Na het inloggen op de website wordt in uw browser een tekstbestandje (een “cookie”) bijgehouden met meer informatie over uw huidige sessie. Dat betekent dat bij het herladen van uw pagina onder andere dat tekstbestandje zal gebruikt worden om te weten wie u bent. Zodanig dat u niet voor elke pagina moet opnieuw inloggen.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies op onze website, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Informatie over uw browsersessie

Tijdens uw bezoek aan de website van de OVOS vzw wordt ook iets meer bijgehouden over uw bezoek. Dit gaat onder andere over:

Het internet domein en uw IP adres van het toestel waarmee je de website bezoekt;
Het type browser en besturingssysteem waarmee je de website bezoekt;
De datum en tijdstip wanneer je de website bezoekt;
De pagina’s die je bekijkt;

Om deze gegevens bij te houden, maken we gebruik van Google Analytics.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

Bestuursleden van de vereniging
Vrijwilligers van de vereniging
Federatie (NELOS)

Een gedetailleerd overzicht van de verwerkte gegevens en wie daarbij betrokken is, wordt bijgehouden in een register van verwerkingsactiviteiten, dat raadpleegbaar is bij de persoon die verantwoordelijk is voor GDPR. Deze persoon is Nicolas De Smyter, waarvan u de contactgegevens hierboven kan terugvinden.

Binnen OVOS vzw

Welke gegevens?	Wie verwerkt deze?	Op welke manier?
Identificatiegegevens	Het bestuur	De informatie ingevuld door het lid op het inschrijvingsformulier wordt opgenomen in een document op Google Drive enkel beschikbaar voor het bestuur en de organisatoren van de activiteit. Deze gegevens zijn nodig om de deelnemers indien nodig te contacteren (documenten na de activiteit, aflasting van activiteit..)
	De organisatoren van de activiteit
Sporttechnische kwalificaties	Het bestuur	De informatie ingevuld door het lid op het inschrijvingsformulier wordt opgenomen in een document op Google Drive enkel beschikbaar voor het bestuur en de organisatoren van de activiteit. Deze gegevens zijn nodig om te controleren of de deelnemers over de gevraagde kennis en/of brevetten beschikken, alsook andere organisatorische redenen (indeling groepen)
	De organisatoren van de activiteit

Door OVOS vzw verwerkt gezamelijk met NELOS vzw

Welke gegevens?	Wie verwerkt deze?	Op welke manier?
Sporttechnische kwalificaties	NELOS	Deze kwalificaties worden door NELOS ingebracht in de bovengenoemde database en zijn gedeeltelijk ter consultatie via de voornoemde afgesloten pagina.
Aanwezigheden activiteiten	NELOS	Aanwezigheid op activiteiten die recht geven op certificaat of dergelijke.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
gepersonaliseerd clubmateriaal (jassen, etc.);
organisatie van clubreizen;
voorzien van catering op clubactiviteiten;
cluboverschrijdende activiteiten (verbroederingsduik, regionale activiteiten (-vossen), …);
fondsenwerving (sponsors, subsidies).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

OVOS vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

OVOS vzw verbindt zich ertoe :

de gegevens verwerkt op grond van toestemming niet langer bij te houden dan 5 jaar na einde activiteit, uitgezonderd eerdere wijzigingen in de verstrekte toestemming;
ongeacht bovenstaande, zullen gegevens die het voorwerp uitmaken van een lopende gerechtelijke of andere procedure, in elk geval bewaard blijven voor zolang als dergelijke procedure dit vereist en dit tot op het ogenblik van uitputting van elk mogelijk rechtsmiddel of tot wanneer enige beslissing onherroepelijk is geworden;
de gegevens die worden bewaard in Google Analytics zullen bewaard blijven tot 26 maanden.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Organisatorische maatregelen:
- Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- Toegangsbeperking: de toegang tot je gegevens, wordt beperkt tot de personen opgesomd in deze verklaring
- Geheimhoudingsverplichting: alle personen die namens OVOS vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- Anonimiteitsprincipe: bij het verzenden van e-mails en communicatie, hanteren we een anonomiteitsprincipe, waarbij de bestemmelingenlijst niet zichtbaar zijn voor de overige ontvangers;
- Digitalisering: gegevens worden voor zoveel als mogelijk op beveiligde digitale wijze verwerkt, om waar mogelijk te vermijden dat gegevens via digitale, papieren of andere weg op een verkeerde plek terechtkomen of door derden raadpleegbaar zijn;
Technische maatregelen:
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Beveiliging website

De website van de OVOS vzw https://ovos.be is technisch beveiligd met een SSL certificaat zodanig dat alle communicatie tussen uw computer en de website over een beveiligde HTTPS verbinding gaat.

Websites kunnen beschikbaar zijn over HTTP (HyperText Transfer Protocol) wat een taal of conventie (technisch: “protocol”) is waarmee de browser kan communiceren met onze website. De website van de OVOS vzw gebruikt hiervoor niet HTTP, maar wel HTTPS. De ‘S’ in HTTPS staat voor ‘secure’ en wil zeggen dat de informatie versleuteld wordt op een manier die enkel de verzender en ontvanger kennen, dus uw browser en onze website. Dus is er geen manier voor derde (aldanniet kwaadwillige) partijen om deze informatie te onderscheppen.

Naast de HTTPS verbinding, maakt de website ook gebruik van encryptie om bepaalde zaken te versturen en op te slaan. Zo is het bij het aanloggen nodig dat uw wachtwoord gecontroleerd wordt op de juistheid ervan. Hiervoor moet uw wachtwoord naar de server gestuurd worden. Dit gebeurt niet zomaar zoals u het typt, maar wordt het eerst nog eens geëncrypteerd voor het versturen.

Informatie van derden

U dient zich ervan bewust te zijn dat OVOS vzw niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen. Referenties of linken naar andere sites waarvan OVOS vzw niet de eigenaar is, worden enkel gegeven ter informatie van de gebruiker van deze site. Hoewel de OVOS vzw zeer voorzichtig en selectief is in het geven van referenties naar andere websites, kan de OVOS vzw niet garanderen of aansprakelijkheid opnemen aangaande de inhoud en/of de werking van de sites waarnaar gerefereerd wordt.

Gegevenslekken

Desondanks de voorziene maatregelen voor beveiliging van gegevens, kan het toch gebeuren dat er een inbreuk is met betrekking tot je persoonsgegevens. Met inbreuk wordt bedoeld dat je persoonsgegevens gelekt zijn naar derden toe terwijl het zeker niet de bedoeling was.

Mocht blijken dat deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor je rechten, zullen wij je onmiddellijk op de hoogte brengen. Daarbij informeren wij je over

de aard van de inbreuk;
de contactpersoon voor verdere informatie;
de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de genomen maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen waar mogelijk te beperken.

Aansprakelijkheid

OVOS vzw verzekert niet dat de informatie die op deze website staat ten allen tijde accuraat of betrouwbaar is. De gebruiker van deze website bevestigt hierbij dat het gebruik van informatie teruggevonden op deze website ten allen tijde op eigen risico gebeurt. OVOS vzw behoudt zich het recht voor om, naar eigen discretie en zonder verplichting, fouten of onvolledigheden te corrigeren in eender welk deel van de website. Deze website, verzorgt door OVOS vzw, wordt geleverd “zoals hij is”, zonder garanties, expliciet of impliciet, en zonder de bewering dat alle gegevens terug te vinden op deze site geschikt zijn voor eerder

welk doel, in het bijzonder het “duiken”. In geen enkel geval zal OVOS vzw aansprakelijk gesteld kunnen worden voor enig ongeval, direct of indirect, voortvloeiend uit het gebruik van de informatie die ter beschikking wordt gesteld op deze site.

Aanpassingen

Alle informatie op deze website kan zonder waarschuwing aangepast worden. De gegeven informatie is op geen enkele manier wettelijk bindend. Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing/verbetering of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren waarbij je duidelijk omschrijft over welke persoonsgegevens het gaat en welk recht je precies wilt uitoefenen.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken dit om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

OVOS vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen en zal de laatste versie steeds ter beschikking stellen op de website https://ovos.be . De laatste wijziging gebeurde op 14 januari 2023.

Dit document is opgesteld op basis van een template ter beschikking gesteld van dynamoproject.be